Специалисты перенесли процесс из Microsoft Excel в Optimacros. Новое технологическое решение значительно облегчило работу с бюджетами и повысило ее эффективность. Появление единого пространства для работы как сотрудников планово-экономической службы, так и сотрудников других подразделений, участвующих в процессе бюджетирования, позволило сократить долю ручного труда благодаря автоматической проверке ошибок, балансировке трех бюджетов между собой и возможности гибко настраивать доступы для различных пользователей.
Был также внедрен процесс согласования с автоматической отправкой уведомлений на электронную почту. При согласовании все данные в модели замораживаются и защищаются от возможности внесения изменений в утвержденный бюджет.
Проект был реализован нестандартным способом в два этапа: в рамках первой фазы компания GlowByte выполнила MVP по бюджету закупок и спроектировала архитектурные решения по остальным бюджетам, а в рамках второй – ГК «Содружество» самостоятельно обогатила формулами бюджеты производства и продаж при консультационной поддержке интегратора.
Такой подход удовлетворил потребность ГК «Содружество» в собственном центре компетенций, который по завершении проекта позволит осуществлять техническую и консультационную поддержку реализованного функционала и производить доработки модели своими силами.
Роман Семилетов, финансовый директор ГК «Содружество», сказал: «Реализация проекта длилась семь месяцев и завершилась в феврале текущего года. Созданная система удовлетворяет все наши ожидания и позволяет существенно упростить процессы подготовки и балансировки бюджетов, начиная уже со следующего цикла. Необходимо отметить, что в ходе проекта мы получили очень интересный и ценный опыт не только работы непосредственно в Optimacros, но и разработки моделей, что может быть использовано нами в дальнейшем для решения широкого круга задач. Среди первоочередных – автоматизация процесса бюджетирования финансовых показателей с увеличением доли участия в проекте внутреннего центра компетенций».
Роман Семилетов также добавил, что с учетом того, что финансовый год для ГК «Содружество» начинается в июле, а процесс бюджетирования стартует в марте, автоматизацию удалось завершить до начала процесса, и новый 2024-2025 финансовый год будет бюджетироваться уже в Optimacros.
Андрей Долгунин, управляющий директор GlowByte, сказал: «Важное значение для ГК «Содружество» имело то, что Optimacros позиционируется как low-code-решение, которое позволяет самостоятельно поддерживать реализованный функционал. Однако полностью самостоятельное внедрение влечет множество рисков неоптимальной архитектуры и реализации, а, соответственно, в дальнейшем и низкую производительность, снижение мотивации работать в системе. За счет того, что самый ответственный и сложный шаг, такой как проработка каркасов мультикубов и их взаимосвязей для целевой модели, был осуществлен командой GlowByte и находился в нашей зоне ответственности, нам удалось сохранить сроки проекта и гарантировать высокое качество результата. При этом риск неоптимального написания формул и скриптов был нивелирован за счет проведения командой GlowByte консультаций и архитектурных проверок написанных заказчиком формул и скриптов».